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【効率化】テレワーク・オンライン授業・動画代に必須?!OneNote使用歴15年以上の僕の活用術

実際に職業訓練校のレッスンでOneNoteを使って取ったメモの一部

この記事の読了目安時間:4分⇒活用例など丁寧に書いたため、お急ぎの方は目次の見出しからお好きなところにジャンプしてください。

昨日は職業訓練校(Webサイト管理者養成コース)の日課であるタイピング練習の話をしました。

今日の話も少し訓練校と関係があります。

この記事で分かること

  • OneNoteに関して主な機能などの簡単な紹介
  • 僕が実際に職業訓練校のレッスンでOneNoteを使って取ったメモの実例
  • OneNoteの強力すぎる様々な機能

 

この記事の信頼性

ゆーさん
この記事を書いている僕(@Arc_to_Future)は、学生時代から現在まで15年以上OneNoteを使っており、同僚やクラスメートなどいろんな人にも紹介し、使い方などを教えてきました。

 

職業訓練校の日課の中には、毎日朝の3分間スピーチというのがありました。
そこで、自分の1回目のスピーチはOneNoteに関する紹介でした。

なぜOneNoteを紹介しようと思ったかというと、訓練校のレッスンスタイルとクラスメートたちとの会話がきっかけでした。

訓練校のレッスンの際に、先生が説明しながら、操作の見本を見せてくれるのに対し、僕らは自分たちのパソコンで先生のパソコン画面のライブ配信を見ながら、一緒に操作をするスタイルでした。

僕は初日から使い慣れたOneNoteを起動させ、[Windows + Shift + S]キーで先生の画面配信をスクリーンショットして、OneNoteに貼り付けながら、先生の解説内容をそのまま書き込んでいました。

何日か経ったところで、周りのクラスメート達に「メモ取るのが速いね。それは何のアプリケーションなの?」と聞かれてはじめて、皆さんがどうやって効率よくメモを取ればいいかについて、結構悩んでいることがわかりました。

中にはノートに手書きする人もいるし、WordやExcelに書く人も結構いました。でも、大体同じく先生の進むスピードには追いついてないし、復習する時に画面を見れないので、困っていたそうでした。

そこで、OneNoteのメモ術や使い方について紹介したところ、4、5人ほど早速使いはじめて、設定や共有の仕方などについてもいろいろ聞かれました。訓練校の先生や助手の方もOneNoteについて聞いたことはあるが、使ったこともなく、こんなに便利とは思っていなかったと言ってくれました

退職前の部署でも、最初は僕だけが使っていて、だんだん同僚達もいいと思って使いはじめました。

こういうのを見ると、本当に嬉しく感じたと同時に、OneNoteはこんなに優れているのに、意外と知られていなく、使われていないなぁとちょっともったいなく思っていました。

特に、これからはテレワークやオンライン授業がますます広がり、Youtubeなどの動画でいろんなものを勉強するスタイルが普及していくと言われているので、学生だけでなく、効率化を求める社会人にとってもOneNoteを使わない手がないと思っています。

ですので、ブログでOneNoteに関する活用の仕方について紹介しようと考えるようになりました。

一回目はOneNote使用歴15年以上の僕の活用場面をひとまず紹介して、それから何回かに分けて詳しく使用方法などについて説明していこうと思います。

興味のある方は是非ご覧になって、実践してみてください。

 

 

OneNoteに関する簡単な紹介

まず、OneNoteに関して、簡単にご紹介します。長くなるので、詳しい始め方などについては別記事にさせていただきます。

OneNoteはMicrosoftが2002年からリリースし始めたデジタルノートアプリケーションです。現在はWindows、macOSだけでなく、アンドロイドやiOS などの端末にも広く対応されています。

Microsoft OneNote公式サイトによる紹介

Microsoft OneNote公式サイトによる紹介

Microsoft OneNote公式サイトによる紹介-2

Microsoft OneNote公式サイトによる紹介-2

Microsoft OneNote公式サイトによる紹介-3

Microsoft OneNote公式サイトによる紹介-3

上の図はMicrosoft公式サイトによるOneNoteに関する紹介のピックアップです。

これだけ見てもあまりピント来ないかもしれないので、僕が職業訓練校で実際に使用しているものをお見せします。

 

実際に職業訓練校のレッスンでOneNoteを使って取ったメモの一部公開

下の図は実際に3ヶ月間通っていた訓練期間中にOneNoteを使って取ったメモの一部です。

ちょっと分かりづらくて申し訳ないのですが、OneNoteの構造を含め内容を簡単にご説明します。

一番左側は「ノートブック」というもので、レッスンの内容から「WEBサイト管理コース全体」、「WEB制作」、「Word」、「Excel」、「Access」というように、5つのノートブックを作りました。下図では「WEB制作」ノートブックを例に表示しています。

左から2番目は「セクション」というもので、僕の場合、「WEB制作」ノートブックの中に、さらに「コーディング講義」、「コンテンツ制作実習」、「WordPress講義」、「illustrator」、「卒業制作」などの8つのセクションを作っています。

さらに、「コンテンツ制作実習」セクションでは、僕は日付ごとにページを分けており、全部で27ページで構成しています。

その中の1ページの例として、「20201022 jQuery」というタイトルの内容は一番右側の紫色の枠に囲っています。

実際に職業訓練校のレッスンでOneNoteを使って取ったメモの一部

実際に職業訓練校のレッスンでOneNoteを使って取ったメモの一部

 

このノートブック>セクション>ページという構造はOneNote初心者にとって一番分かりにくいかもしれないのですが、個人的にこの構造こそOneNoteが整理に優れている大きなポイントでもあると思っています。

僕はいつも便宜的に、「セクション」を実際のノートに例えて、上の例では「WEB制作」という科目に対して、最終的に8つのノートを使っていたイメージです。

つまり、「ノートブック」は「ノートの束」と見てもよくて、分野ごと、科目ごと、プロジェクトごとに分けています。

実は僕は10年近くEvernoteの有料版も使っており、Evernoteでは色々工夫してもここまでの階層化ができず、それほど見やすくもなかったです。

しかもページの上下位置や他のセクションへの移動、あるセクションを他のノートブックへの移動も非常に簡単で、直感的に操作できます。

仕事では、会議メモ(議事録)やプロジェクトごとの記録などもこうやって作っていたので、一覧化ができて、とても見やすく、検索機能を使わなくても結構見つかりやすかったです。

 

 

重宝しているOneNoteの様々な機能

ここから僕がOneNoteを使用している中、重宝している機能の数々を簡単にご紹介します。

ページ領域内のどこにでも書き込めて、保存もしなくて良い→本当のメモ感覚

これは個人的に一番好きな機能の1つです。

ページ領域の中に、好きなところに文字を入力したり、図表や写真やリンクなどを挿入したり、ファイルを添付したり、PFDファイルを印刷イメージで表示させた上に、その上に蛍光ペンで下線を引いたりするなど、本当のメモ感覚で、しかも実際のメモより遥かに高機能というイメージです。

例えば、以下の図はExcelのVLOOKUP関数に関するレッスンの際に取ったメモです。

こうやってビジュアル化にしたほうが後から振り返ってみる時や検索する時に、とても思い出しやすいのです。

ExcelのVLOOKUP関数に関するレッスンの際に取ったメモ

ExcelのVLOOKUP関数に関するレッスンの際に取ったメモ

 

後、保存しなくて良いのも非常に嬉しい機能で、本当にメモ感覚でストレスフリーにメモを取れます。

全くのOneNote初心者の方にとって、一番混乱してしまうのは保存ボタンが見つからず、どう保存すればよいか分からないことではないかと思います。

OneNoteの保存の仕組みは皆さんおなじみのExcelやWordなどと違って、「同期」というやり方で、書き込みや修正があれば自動的に同期してくれたり、ネットワークがない場合はローカルキャッシュに一時保存してくれたりして、わざわざ保存する必要もないし、保存し忘れて大切な作業データがなくなる心配も要らないわけです。

ショートカットキーでノートシールをつけられる→高速メモに欠かせない

このショートカットキーでノートシールをつける機能は一見地味ですが、実は高速メモに欠かせない大切なものです。

例えば、下の図の右下に「書き込み」の矢印の近くに、「2列目のデータを表示させたいため」という文字がありますが、緑色で塗った操作はショートカットキーの「Control + 5」(定義)でした。

下図の黄色い枠で囲っているノートシールの一番下の「定義」に当たります。もう一回「Control + 5」を押すと、色が消え、「Control + 4」(要確認)にしたら、黄色いで変わります。

そして、「Control + 1」のチャックボックス(タスク)や、「Control + 2」の星印(重要)「Control + 3」の「?」マーク(質問)もよく使っています。

一瞬で印を付けることができ、後からメモを整理する際にとても重宝している機能です。

さらに、「Control + 1」のチャックボックス(タスク)はOutlookとも連携できて、タスク管理する際にも非常に便利で、オススメです。

 

ショートカットキーでノートシールをつけられる

ショートカットキーでノートシールをつけられる

 

OneNoteの強力な検索機能:画像内文字、手書き文字、ノートシールなど

OneNoteの検索機能もとても強力で、重宝しています。

一般的なキーワード検索は言うまでもなく、実はOneNoteでは、画像内文字や手書き文字までも認識できます。

また、上で話したノートシールにも対応していて、ノートシールをつけたところも検索できて、とても探しやすいのです。

OneNoteの強力な検索機能 例:ノートシール(重要)

OneNoteの強力な検索機能 例:ノートシール(重要)

 

 

 

OneNoteの同期・共有機能が非常に充実で、マルチ端末や共同作業が簡単

同期機能は上でも少し触れましたが、僕は「OneDrive」というクラウドサービスを使い、OneNoteのデータもOneDriveに入れています。

OneDriveに同期したことにより、訓練校のパソコンに書き込んだものを自宅のパソコンやスマホでも最新な状態を確認できて、マルチ端末でも使用はとても便利です。

また、共有も非常に簡単で、下図のように共有したい相手のメールアドレスを入れて、権限を「編集可能」あるいは「表示可能」にして、共有ボタンを押せば設定完了です。

後は共有相手がメールに書いてあるリンクを開くだけです。

また、「編集可能」の権限を付与された共有相手が内容を編集したら、該当するページ内容のところに編集者の名前も表示されるので、とてもわかりやすいです。

OneNoteの共有機能

OneNoteの共有機能

 

この他に、OneNoteの手書き対応や、録音機能など、非常に優れている機能がたくさんありますが、これからの記事の中にまた紹介していきたいと思います。

 

まとめ

以上、ちょっと長くなりましたが、自分が15年以上OneNoteを使用してきて、本当にオススメできる、とても優れているデジタルノートアプリだと思います。

機能がたくさんありますが、特に自分が重宝している以下の機能をピックアップして、実際の使用例を見せながらご紹介しました。

  • ページ領域のどこにでも書き込めて、保存もしなくて良い→本当のメモ感覚
  • ショートカットキーでノートシールをつけられる→高速メモに欠かせない
  • 強力な検索機能:画像内文字、手書き文字、ノートシールなど
  • 同期・共有機能が非常に充実で、マルチ端末や共同作業が簡単

興味のある方は是非使ってみてください。

なお、詳細な使用方法や設定の仕方などについてはまた記事にしようと思っていますので、どうぞお楽しみ〜

 

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ゆーさん

30代後半の離職者。コロナ感染拡大中の介護で退職の道を… その後緊急事態宣言等が追い討ち、貯金もそろそろ底がつく崖っぷちの状態に…新たなスキル・資格の獲得と新しいキャリアを目指し、崖っぷちから這い上がろうと全力で頑張っている者です。

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