Excel初心者から中級者までシリーズ

エクセルの操作フロー(流れ)を分かりやすく解説【Excel初心者から中級者までシリーズ②】

初心者が理解しておくべきExcelの基本操作フロー:ブックの作成→ワークシートの作成→セルの編集→ブックの保存・印刷

初心者にとって、Excel(エクセル)の学習を難しく思ってしまう原因の一つとして、膨大な機能の中に、それぞれのパーツに深く入りすぎて、「木をみて森を見ず」状態になって、結局自分がどうすればいいかわからなくなってしまうことが挙げられます。

そのために、シンプルにExcelの基本操作フローを理解しておけば、自分が今学んでいるのはどこのパーツで、どこに向かっているかがわかり、ストレスフリーで初心者でも操作スキルの学習にすっと入れるかと思います。

ですので、前回の記事【Excel(エクセル)初心者が押さえるべき用語まとめ】に続き、シリーズ2番目としての本記事は、Excelの基本操作フローをご紹介します。

本シリーズの特徴

このシリーズは自分がExcelを学び、仕事などで実際に使ってきた経験の中、初心者にとって押さえておいたほうがいい知識とそれらを覚えやすい順番を自分なりに考え、デザインしているものです。初心者が学んでいく過程で、生じるだろうと思う疑問をいかに早く解消してあげるかを常に念頭に置き、徹底的な初心者目線で書こうと心がけています。

本記事の想定読者:全くのExcel初心者

この記事は以下のような読者イメージで書かせていただきます。

本記事の想定読者

ある程度パソコン操作ができますが、Excel(エクセル)は全く触ったことがない方、あるいは初歩的知識を持っていますが、基礎から体系的に勉強したい方

※ブックやワークシート、セルなどのExcelの基本用語を使っていくので、分からなければシリーズ①の前回の記事【Excel(エクセル)初心者が押さえるべき用語まとめ】を適宜ご覧いただければと思います。

また、使用するOffice ExcelのバージョンはExcel 2019ですが、Excel 2016やExcel 2013とはそれほど違わないので、あまり問題ないかと思います。

そして、記事の中に図をたくさん貼りつけて説明していますが、小さくて見づらい場合があり、大変申し訳ないですが、画面を拡大表示していただければ幸いです。

 

本記事の到達点目標:数式を入れた簡単な表を作って、新しいブックを作成・保存

本記事は以下のような簡単な表を作成・保存する流れを経て、Excelの基本操作フローを理解していただきます。

実際に記事をご覧になりながら、手を動かせば簡単な数式を入れて、表(テーブル)として表示させた、複数のワークシートから構成されるブックを作成することができると思います。

本記事の到達点目標 Excelで予算、支出記録表の作成、保存

図1 本記事の到達点目標 予算、支出記録表の作成、保存

では、具体的に見ていきましょう。

 

初心者が理解しておくべきExcelの基本操作フロー

図2では初心者がExcelの基本的な流れ・操作フローをわかりやすいように、シンプルに「ブックの制作」→「ワークシートの作成」→「セルに内容入力・編集」→「ブックの保存・印刷」と分けてみました。

関数を使用して演算したり、グラフを作成したりするなど、もっと複雑な操作は今後徐々に取り入れていくのですが、それらも本質的にはセルの編集という範疇に入ります。

ですので、基本はこの4つのステップかなと思います。

初心者が理解しておくべきExcelの基本操作フロー:ブックの作成→ワークシートの作成→セルの編集→ブックの保存・印刷

図2 初心者が理解しておくべきExcelの基本操作フロー

では、実際にステップごとに詳しく見ていきましょう。

 

新しい空白のブックを作成します

ブックの作成は非常に簡単で、Excelを起動させ、ホーム→「空白のブック」クリックしましょう。

そしたら、図3の右側のような画面が出てきて、デフォルトで「Book1」→「sheet1」が作られます。

Excelのスタート画面で空白のブックを作成

図3 空白のブックを作成

前回の記事【Excel(エクセル)初心者が押さえるべき用語まとめ】ではテンプレートに少し触れましたが、テンプレートを使ってブックを作成したり、他人が作った既存のExcelブックを開いたりするなど、いろんなパターンがありますが、今回は一番スタンダードの方法でブックを作成します。

 

新しいワークシートを作成し、シート名を変更します

上のステップで自動的に作られた「sheet1」というワークシートに右クリックし(図4の①)、「名前の変更」(図4の②)を選び、「8月度支出記録」を入力してみます。

そして、「8月度支出記録」シートの右隣にある「+」ボタンをクリックし(図4の③)、「Sheet2」という新しいワークシートが作られます。

さらに、ステップ①のように、「sheet2」に右クリックし、シート名を「9月度支出記録」(図4の④)に変更します。

これで「8月度支出記録」と「9月度支出記録」の2つのワークシートから構成されるブックが出来上がります(内容はまだ空っぽですが)。

Excelの新しいワークシートを作成し、シート名を変更する

図4 新しいワークシートを作成し、シート名を変更する

 

 

セルに文字・数値を入力します

上の図4の1番目のシート「8月度支出記録」をクリックし、セル【B1】を選択して、「8月度予算、支出記録」という文字列を入力します。図5のようになると思います。

ポイント

セルが選択されている状態は緑の四角い枠線で強調表示されます。Excelの基本動作の一つとしてどこのセルを選択しているか常に目で確認することがとても重要です。

Excelのセル【B1】に「8月度予算、支出記録」を入力

図5 セル【B1】に「8月度予算、支出記録」を入力

 

同じ要領で、セル【B3】からセル【E3】を順に「項目」、「予算」、「実費」と「差額」を入力していきます。

そして、セル【B4】からセル【B8】を上から「電話代」、「電気代」、「ガス代」、「水道代」、「小計」を入れます。

以上の文字列を入力したら、セル【C4】からセル【D7】の中に数字を埋めていきます。

入力し終わったら、以下の図6のようになると思います。

Excelのセルに文字列(電話代、電気代、ガス代など)と数字(金額)を入力

図6 セルに文字列と数字を入力

ポイント

一つのセルに文字や数字を入力したら、エンターキー(Macではreturnキー)を押すと、選択位置が下の行に移します。エンターキーではなく、キーボードの矢印キーを使うと上下左右に動かすことができます。

図6を見ると、「項目」や「電話代」などのセルの中、文字は左揃えとなっていて、「6000」や「12000」などのセルにある数字は右揃えとなっていることがわかります。Excelでは自動的に文字と数字をそれぞれ認識し、左揃えと右揃えと配置してくれます。

文字列と数値以外に、日付など様々な表示形式があり、それぞれ関連する操作が分けられるようになります。シリーズが進むにつれて詳しくご紹介します。

 

図6のそれぞれの項目の予算と実費を入れました。これから差額はセル【E4】からセル【E7】に埋めていく作業なのですが、計算して手入力するのもありですが、簡単な数式を入れて、オートフィル機能を使って自動的に埋めてもらいましょう。

まず、セル【E4】を選択し(図7の①)、数式バーに「=」(イコール)を入れます(図7の②)。そして、そのままセル【C4】(「6000」)をクリックし(図7の③)、青い点線で現れて、数式入力状態でセル【C4】を選択していることを表します。

さらに、【C4】を選択した状態で数式バーに半角「-」をいれて(図7の④)、そのままセル【D4】をクリックします(図7の⑤)。最後エンターキーを押すと、セル【E5】に計算結果として「500」と表示されます。

Excelのセルに簡単な数式を入れて計算(合計)

図7 セルに簡単な数式を入れて計算

ポイント

Excelは文字列を入力する以外、数字や符号(「=」、「+」「-」、「,」)などは基本的に半角英数モードにして入力します。

また、数式を入力している状態で、不意に違うセルを選択選択してしまう場合、Deleteキーではなく、キーボード左上のescキーを押しましょう。

 

これで、電話代の予算と実費との差額はExcelが計算してくれて、セル【E4】に「500」と埋めてくれました。電気代やガス代、水道代も同じく埋めてもらうのに、オートフィル機能を使う便利です。

どういう仕組みかというと、簡単にいえば、セル【E4】に入力した数式「=C4-D4」を自動的にコピーしてもらい、しかも一つずつ行番号をずらしてくれて、計算してくれます。

例えば、セル【E4】の下はセル【E5】で、電気代の差額として計算してもらいたいので、数式は「=C4-D4」のままだと、違う結果になりますが、オートフィル機能を使うと、自動的にセル【E5】に数式「=C5-D5」を入れてくれます。

やり方は非常に簡単で、図8をご覧になればすぐ操作ができると思います。セル【E4】の右下の■マークは「フィルハンドル」といい、「+」マークに変わるまでマウスを上に置くだけにするのがポイントです。

後は埋めてもらうところ(セル【E7】)まで引っ張るか、「+」マークをダブルクリックするだけで図8の③の状態になります。

ダブルクリックする場合、セル【E8】は「0」になります。セル【C8】と【D8】はまだ何もない状態で、その差額が「0」であるとExcelが計算してくれています。次の操作でセル【C8】と【D8】に数値が入ればセル【E8】の数値も変わるので、現時点で無視して大丈夫です。

Excelのオートフィル機能を使って、計算結果を埋める

図8 オートフィル機能を使って、計算結果を埋めてくれる

 

オートフィル機能はいろんなことができて非常に強力で、特に膨大な数の演算をする際に非常に効率よくできるので、少しずつ勉強して、慣れていきましょう。

では、セル【C8】と【D8】、【E8】の小計を埋めていきます。上の要領で、まずセル【C8】の計算をして、オートフィル機能を使って、セル【D8】と【E8】を埋めていきます。

セル【C8】の計算は上述のように、「=C4+C5+C6+C7」という数式にしてもできますが、もっと簡単な方法でやってみましょう。それが簡単な「オートSUM関数」です。

やり方は以下の図9のように示しています。まず、セル【C8】を選択した状態で、<ホーム>タブ→<編集>グループ→「オートSUM」をクリックし(図9の②)、セル【C4】から【C7】まで青い点線で囲まれます。

そのままエンターキーを押すと、セル【C8】が「26500」と表示してくれます。そして、オートフィル機能を使って、セル【D8】まで引っ張る(図9の④)と、セル【D8】、【E8】の中に、それぞれ「24400」と「2100」と計算結果を表示してくれました。

ExcelのオートSUM関数を使って、小計欄を埋める

図9 オートSUM関数を使って、小計欄を埋める

 

 

表として形を整える

ここまで、一つの簡単な表が出来上がったように見えますが、実は図10の印刷プレビューで見ると、罫線などがなく、表とは言えないし、見た目もスッキリしないことがわかります。

なぜなら、図9など見た目的に罫線が引いているように見えるのは、我々が作業しやすいようにExcelが親切に表示してくれているだけです。

Excelの印刷プレビュー

図10 印刷プレビュー

では、どうすればちゃんとした表としてアウトプットできるかというと、一般的に罫線を引くとテーブルに変換する2つの方法がありますが、今回は罫線を引く方法をご紹介し、次回以降テーブルに変換する方法をご説明します。

Excelのワークシートに罫線を引いて、表として表示

図11 罫線を引いて、表として表示

ブックに名前を付けて保存

こうしていよいよブックを保存し、必要に応じて印刷してアウトプットします。今回は保存だけにし、印刷設定などは次回以降にご紹介します。

保存方法もいろいろありますが、一番スタンダードな方法として、<ファイル>タブ→<名前を付けて保存>→「参照」をクリックし(図12の①)、図12の②の「名前を付けて保存」ダイアログボックスを開きます。

そして、保存場所を決め(例:デスクトップ)→ファイル名を入力「例:月度支出記録」し、「保存」ボタンを押せば完了です。ブック名として「月度支出記録」も表示されます。

Excelの新規作成ファイルに名前を付けて保存

図12 名前を付けて保存

重要!

今回は流れの説明を優先し、ブックの保存を最後にしたのですが、実はExcelを含めOffice系ソフトはよく固まってしまい、頻繁に保存しないと編集中の内容が消えてしまう恐ろしい事態になる可能性があるので、何か操作が終わったら、上書き保存をする癖をつけましょう。

その際、「Control(Ctrl)」+「S」というショートカットを使うと便利です。

これで、図13のように、本記事冒頭でお話した到達点(完成図)になります。

Excel初心者シリーズの本記事における完成図

図13 本記事における完成図

まとめ

以上、Excelの操作フロー(基本となる流れ)について「支出記録表」の作成を例にご紹介しました。

まだ慣れていない初心者の方にとって、ちょっとピンとこない部分をできるだけ詳しくご説明しました。実際に手を動かして操作してみれば意外と簡単だと気づくかと思います。

これからの学習はこの操作フローのいずれかの部分を深堀りしたり、機能を拡張したりするのがほとんどなので、ちょっとずつスピードを上げて、Excelの操作を慣れていきましょう。

次回は本記事の表をもうちょっと見た目が良く簡単に変換できる方法(テーブル機能)や金額の表示工夫、タイトルのスタイル変更など、実務でよく使う内容をご紹介したいと思います。どうぞお楽しみに〜♪

 

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ゆーさん

30代後半の離職者。コロナ感染拡大中の介護で退職の道を… その後緊急事態宣言等が追い討ち、貯金もそろそろ底がつく崖っぷちの状態に…新たなスキル・資格の獲得と新しいキャリアを目指し、崖っぷちから這い上がろうと全力で頑張っている者です。

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